Порой многим из нас кажется, что работать в офисе невозможно – ведь здесь все отвлекает! Беспорядок на столе, пыль, стопки документов, среди которых никогда нельзя найти нужный – это лишь краткий перечень отвлекающих факторов. Как же организовать свой офис таким образом, чтобы он помогал вам работать, а не мешал этому?

Это не так уж сложно, как кажется. Нужно лишь сделать несколько простых шагов:

1. Измените свое отношение. Спросите себя: не попались ли в плен к стереотипу, который гласит: творческой личности нужен беспорядок? Действительно ли вам комфортно находиться в хаосе? Вряд ли. Кроме того, беспорядок на вашем столе и вокруг него создает не очень хорошее впечатление о вас у коллег. Они могут думать, что вы неорганизованная, а значит, безответственная личность. Для того чтобы избежать этого, измените свое отношение к порядку. Не поддавайтесь на собственные отговорки, что у вас нет на это времени. Ведь достаточно один раз создать удобную систему поддержания порядка, чтобы в дальнейшем не тратить на это время.

2. Проведите весеннюю уборку. Разберите все стопки со старыми документами. Все, что можно – выбросьте в мусор, то, что вам еще может понадобиться – оставьте. Но обязательно придумайте, как хранить эти документы таким образом, чтобы при необходимости можно было быстро найти требуемое.

Подумайте, что вам нужно для выполнения своих повседневных обязанностей? Только эти вещи и должны находиться на вашем столе. Все остальное можно убрать подальше и доставать при необходимости.

Нужно также продумать систему хранения документов, классификацию их по папкам. И выбрать место (не слишком далеко от вашего стола, но и не нем самом), где можно будет эти папки хранить. Если в течение дня вы будете пользоваться некоторыми папками, возьмите себе за правило в конце дня обязательно возвращать их на место.

3. Каждый день выделяйте небольшой временной промежуток (минут 10-15) для поддержания порядка. Если вы склонны забывать о мелких делах – поставьте себе напоминание в компьютере или мобильном телефоне.

4. Составляйте списки. Маленькие отрывные листочки удобны для того, чтобы оставлять сообщения на столе у своего коллеги, но не для составления списков дел. Планируйте в блокноте. Составляйте список дел на день или на неделю, сортируя его по приоритетности. Обозначайте дедлайны, напоминания, подробности вроде телефонных номеров. Тогда у вас под рукой будет вся необходимая информация, что сэкономит ваше время.

5. Обеспечьте себя необходимыми подручными средствами. Нередко в офисе царит хаос из-за того, что коллеги берут со стола друг друга степлеры, бумаги, ручки и т.д., и владелец вынужден тратить время на поиски своих вещей. Постарайтесь обеспечить себя всем необходимым и попросите коллег сразу же возвращать вещи на место, если они берут их на время.

6. Изучайте новый программы. К примеру, позволяющие вам планировать свой день и эффективно управлять временем. Такие программы гораздо удобнее в эксплуатации, чем обычные блокноты.